FAQ
Häufig gestellte Fragen
FAQ – Akten- und Datenvernichtung
Die datenschutzkonforme Aktenvernichtung mit Rheingold AKTEX stellt sicher, dass sensible und personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften sicher und endgültig vernichtet werden. Dies schützt vor Datenmissbrauch und unbefugtem Zugriff.
Ja – In Deutschland müssen die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachtet werden. Diese Regelungen geben vor, wie personenbezogene Daten sicher und rechtskonform zu vernichten sind. Dies sichert Rheingold AKTEX vertraglich zu.
Alle Datenträger die sensible oder personenbezogene Informationen enthalten. Dazu gehören, neben Papierakten wie z.B. Patientenakten, Personalakten, Kundendaten, Steuerunterlagen, Verträge auch elektronische Datenträger wie CD´s, Festplatten etc.
Die Akten werden in speziellen Sicherheitsbehältern gesammelt und von Rheingold AKTEX abgeholt. Wir vernichten die Akten nach den gesetzlichen Vorgaben durch Schreddern. Ein Vernichtungszertifikat wird zur Bestätigung ausgestellt.
Ja – ein Vernichtungszertifikat von Rheingold AKTEX ist ein Dokument, das bestätigt, dass die Akten nach den gesetzlichen Vorgaben sicher und endgültig vernichtet wurden und dient als Nachweis dieser.
Die Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung sind nach ISO/IEC 21964 [inhaltsgleich zur DIN 66399] klassifiziert. Sie reichen von P-1 (geringster Schutz) bis P-7 (höchster Schutz), je nachdem, wie sensibel die zu vernichtenden Daten sind.
JA – Sie können zwischen der Selbstanlieferung und der Abholung mittels Sicherheitsbehälter wählen.
Ja – wir vernichten ganze Aktenordner samt Inhalt mit Tackernadeln, Büroklammern und Kunststoffhüllen.
Nicht datenschutzkonforme Vernichtung kann zu Datenschutzverletzungen führen, was erhebliche rechtliche Konsequenzen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Außerdem kann es das Vertrauen von Kunden und Partnern beeinträchtigen.
Achten Sie darauf, dass der Dienstleister nach ISO/IEC 21964 [inhaltsgleich zur DIN 66399] zertifiziert ist und Erfahrung in der datenschutzkonformen Aktenvernichtung hat. Lesen Sie Kundenbewertungen und prüfen Sie die angebotenen Sicherheitsmaßnahmen.
FAQ – Archivierung
Die datenschutzkonforme Archivierung bei Rheingold bezieht sich auf die sichere und gesetzeskonforme Lagerung und Verwaltung von Akten, die u. a. personenbezogene Daten enthalten. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Ja – In Deutschland müssen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachtet werden. Diese Vorschriften regeln, wie personenbezogene Daten sicher archiviert und aufbewahrt werden müssen.
Alle Akten und Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten und/oder aus rechtlichen, geschäftlichen oder historischen Gründen aufbewahrt werden müssen, sollten datenschutzkonform archiviert werden. Dazu gehören z.B. Personalakten, Kundenakten, Steuerunterlagen und Verträge.
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Akten und den gesetzlichen Anforderungen. Beispielsweise müssen Steuerunterlagen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, während Personalakten oft 6 Jahre nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufbewahrt werden müssen.
Akten müssen so aufbewahrt werden, dass sie vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Beschädigung geschützt sind. Dies kann durch physische Sicherheitsmaßnahmen (z.B. abschließbare Schränke, Zugangskontrollen) und technisch und organisatorische Maßnahmen (z.B. Verschlüsselung, regelmäßige Backups) gewährleistet werden. Dies sichert Rheingold vertraglich zu.
Rheingold archiviert ausschließlich in Sicherheitsarchiven in der Bundesrepublik Deutschland.
Ein Archivierungskonzept ist ein Dokument, das die Verfahren und Maßnahmen beschreibt, die zur datenschutzkonformen Archivierung von Akten umgesetzt werden. Es enthält Angaben zu Aufbewahrungsfristen, Sicherheitsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten und Prozessen.
Der Zugriff auf archivierte Akten sollte streng geregelt und auf befugte Personen beschränkt sein. Zugriffsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen Akten datenschutzkonform vernichtet werden. Dies bedeutet, dass die Daten so gelöscht oder zerstört werden, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist.
Die datenschutzkonforme Archivierung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, schützt sensible Daten vor Missbrauch und Verlust, und trägt zur Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen bei.
Achten Sie darauf, dass der Dienstleister Erfahrung in der datenschutzkonformen Archivierung hat und die gesetzlichen Anforderungen einhält. Prüfen Sie Zertifizierungen, Sicherheitsmaßnahmen und Kundenbewertungen, um einen zuverlässigen Anbieter zu finden.
FAQ – Digitalisierung
Rheingold gewährleistet die datenschutzkonforme Digitalisierung von Akten und Dokumenten und bezeichnet den Prozess des sicheren Scannens und Digitalisierens von physischen Akten, die personenbezogene Daten enthalten. Dies beinhaltet den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff und die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorschriften.
Ja! In Deutschland müssen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachtet werden. Diese Vorschriften legen fest, wie personenbezogene Daten während des Digitalisierungsprozesses geschützt werden müssen.
Grundsätzlich können alle Arten von physischen Dokumenten digitalisiert werden, einschließlich Personalakten, Kundenakten, Verträgen, Rechnungen und Steuerunterlagen sowie Pläne und Großformate bis DIN A0. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass sensible Daten während des gesamten Prozesses geschützt sind und bleiben.
Die Rheingold Sicherheitsmaßnahmen umfassen physische Sicherheitsvorkehrungen wie Zugangskontrollen zu den Räumlichkeiten, in denen gescannt wird, sowie technische Maßnahmen wie Verschlüsselung der digitalen Dateien, sichere Übertragung der Daten und regelmäßige Sicherheitsupdates der verwendeten Software.
In geeigneten Scan und Digitalisierungszentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland
Nein – Rheingold bietet das Scannen und Digitalisieren ab einem Aktenorder an.
Ein Datenschutzkonzept für die Digitalisierung beschreibt die Maßnahmen und Verfahren, die zur Sicherstellung des Datenschutzes während des Scannens und Digitalisierens von Akten umgesetzt werden. Es enthält Richtlinien zu Zugangskontrollen, Datenverschlüsselung, Verantwortlichkeiten und Datenvernichtung.
Die digitalisierten Daten sollten auf sicheren Servern gespeichert werden, die durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Beschädigung geschützt sind. Regelmäßige Backups und Verschlüsselung der Daten sind ebenfalls wichtige Sicherheitsmaßnahmen.
Nach der Digitalisierung können die physischen Akten entweder datenschutzkonform vernichtet oder weiterhin archiviert werden, je nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und betrieblichen Anforderungen. Die Vernichtung muss so erfolgen, dass eine Wiederherstellung der Daten unmöglich ist.
Die datenschutzkonforme Digitalisierung bietet viele Vorteile, darunter eine effizientere Datenverwaltung, schnelleren Zugriff auf Informationen, reduzierte Lagerkosten für physische Akten und verbesserte Datensicherheit.
Achten Sie darauf, dass der Scandienstleister Erfahrung in der datenschutzkonformen Digitalisierung hat und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Prüfen Sie Zertifizierungen, Sicherheitsmaßnahmen und Kundenbewertungen, um einen zuverlässigen Anbieter zu finden.
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