Die Fristen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z. B.:

  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Röntgenverordnung RöV (Die RöV wurde am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt.)
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Strahlenschutzgesetz StrlSchG
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Zivilrecht BGB, ZPO

Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde am 19.10.2024 im Bundesgesetzblatt Nr.323 verkündet. Durch Änderungen des § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) und des § 147 der Abgabenordnung (AO) gelten ab dem 01.01.2025 geänderte Aufbewahrungsfristen.

Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege beträgt ab dem 01.01.2025 nicht mehr 10 Jahre, sondern 8 Jahre.

Unverändert bleibt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

*)Hinweis Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitutionen gilt für Buchungsbelege eine Übergangsfrist. Ab dem 01.01.2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege 9 Jahre und ab dem 01.01.2026 dann zukünftig 8 Jahre.

Zu beachten ist, dass im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV nicht die steuerlichen Festsetzungsfristen des § 169 AO angepasst wurden, die bis zu 10 Jahren betragen können. Aussteuerrechtlicher Sicht ist es daher ggf. empfehlenswert auch Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufzubewahren. Im Streitfall mit Finanzbehörden wäre ein zu erbringender Nachweis in solchen Fällen nicht mehr möglich.

Alle Angaben in dieser Übersicht sind ohne Gewähr. In Zweifelsfällen erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Steuerberater.

1 Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)
2 Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2025 vernichtet werden.

Art der UnterlageJahre1Fälligkeit2
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen62018
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 62018
Anlagevermögen 102014
Anlageverzeichnisse 102014
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 62018
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102014
B
Bankauszüge, Bankbelege8 (neu)*2016
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 102014
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102014
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen8 (neu)*2016
Bestell- und Auftragsunterlagen62018
Beteiligungsunterlagen 102014
Betriebsabrechnungsbögen8 (neu)*2016
Betriebskostenabrechnungen8 (neu)*2016
Betriebstagebücher (EfbV) 52019
Bewirtungsunterlagen 8 (neu)*2016
Bilanzen 102014
Bilanzen und Bilanzanlagen 102014
Buchungsanweisungen 102014
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62018
D
Darlehensunterlagen 102014
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102014
Dauerauftragsunterlagen 62018
Debitorenbuchhaltung 102014
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 102014
Doppelbesteuerungsunterlagen 62018
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)102014
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch 8 (neu)*2016
Einheitswertunterlagen 102014
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 102014
Essenmarkenabrechnungen 8 (neu)*2016
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen8 (neu)*2016
Frachtbriefe8 (neu)*2016
Freistempelabrechnungen 8 (neu)*2016
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Baupläne, Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar102014
Gehaltslisten 102014
Geschäftsberichte 102014
Geschäftsbriefe62018
Geschenknachweise 8 (neu)*2016
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102014
Gewinn- und Verlustrechnungen 102014
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 102014
Gründungsakten der Gesellschaft 102014
Gutachten102014
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 102014
H
Handelsbriefe62018
Handelsbücher102014
Hauptbücher 102014
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 102014
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 102014
Inventare, Inventarnachweise 102014
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 102014
J
Jahresabschluss102014
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 102014
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 102014
K
Kassenberichte 10 20138 (neu)*2016
Kassenbücher und -blätter 8 (neu)*2016
Kassenzettel 8 (neu)*2016
Kontenpläne und -änderungen 102014
Kontoauszüge8 (neu)*2016
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102014
Kostenträgerrechnungen 102014
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 102014
Kreditorenbuchhaltung 102014
L
Lastschriftanzeigen 102014
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 8 (neu)*2016
Lohnkontenarten 102014
Lohnlisten 102014
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102014
M
Mahnvorgänge 62018
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102014
Mietverträge (nach Vertragsende) 62018
N
Nebenbücher 102014
O
Offenbarungseidanträge 62018
P
Pachtverträge (nach Vertragsende) 6 201762018
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 201762018
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 301994
Pensionskassenunterlagen 10 2013102014
Personalunterlagen 6 201762018
Pfändungsunterlagen 10 2013102014
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 8 (neu)*2016
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 8 (neu)*2016
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 102014
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen 102014
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 8 (neu)*2016
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 8 (neu)*2016
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss62018
Reisekostenabrechnungen 8 (neu)*2016
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 8 (neu)*2016
Röntgenverordnung1 (RöV1) siehe Strahlenschutzverordnung
S
Saldenbilanzen 102014
Saldenlisten 102014
Scheck- und Wechselunterlagen 8 (neu)*2016
Schriftwechsel 62018
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62018
Sozialversicherungsunterlagen 62018
Spendenbescheinigungen 8 (neu)*2016
Strahlenschutzgesetz (StrlSchG)
Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)
Unterweisung von Personen, die nicht im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)12023
Unterweisung von Personen, die im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)52019
Zutrittserlaubnis von Schwangeren zum Kontrollbereich (§ 55 StrlSchV)52019
Ergebnisse über messtechnische Überwachung von Strahlenschutzbereichen (§ 56 StrlSchV)52019
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Untersuchung einer minderjähr. Person (§ 85 StrlSchG) bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres
Untersuchung einer volljährigen Person (§ 85 StrlSchG) 102014
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Behandlung von Menschen (§ 85 StrlSchG) 301994
Radiologisches Bildmaterial (§ 85 StrlSchG) 102014
Protokolle zur Überprüfung und Wartung von Strahlenmessgeräten (§ 90 StrlSchV)102014
Unterlagen Qualitätssicherung/Konstanzprüfung an Geräten für die Anwendung von Strahlung am Menschen (§ 117 StrlSchV)102014
Aufzeichnungen über Kontaminationsmessungen (§ 57 StrlSchV)102014
Risikoanalyse von Strahlenbehandlungen (§ 126 StrlSchV) 10 2013102014
Aufklärung / Dokumentation der Anwendung von Strahlung am Menschen im Rahmen der med. Forschung (§ 140 StrlSchV)301994
Buchführung über den Bezug und die Abgabe radioaktiver Stoffe301994
Protokollierung über die Freigabe und Freimessungen (§ 86 StrlSchV)301994
Körperdosis (§ 167 StrlSchG) 30 Jahre nach Beschäftigungsende2
Gesundheitsakte beim ermächtigten Arzt (§ 79 StrlSchG) 30 Jahre nach Beschäftigungsende2
T
Telefonkostennachweise 8 (neu)*2016
U
Überstundenlisten 10 2013102014
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102014
V
Vermögensverzeichnis 102014
Versand- und Frachtunterlagen 8 (neu)*2016
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 8 (neu)*2016
VwL-Unterlagen 102014
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102014
Wechsel 102014
Z
Zessionen102014
Zinsabrechnungen 102014

Alle Angaben sind ohne Gewähr.
*) Siehe „Hinweis“ Seitenbeginn

1) Die Röntgenverordnung (RÖV) ist am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt worden.
2) Die zur Aufzeichnung Verpflichteten haben die Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung.

Zertifikate

Rheingold AKTEX. Ihr Datenschatz in zertifizierten Händen – versprochen!

Verschaffen Sie sich einen Überblick über unsere aktuellen Zertifikate.

Zu den Zertifikaten

Kontakt

Sprechen Sie uns an

Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie. Kommen Sie mit Ihren Fragen und Herausforderungen gerne auf uns zu. Wir finden eine Lösung.

Zu unseren Kontaktdaten