Die Fristen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z. B.:

  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Röntgenverordnung RöV (Die RöV wurde am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt.)
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Strahlenschutzgesetz StrlSchG
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Zivilrecht BGB, ZPO

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

1 Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)
2 Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2024 vernichtet werden.

Art der UnterlageJahre1Fälligkeit2
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen62017
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 62017
Anlagevermögen 102013
Anlageverzeichnisse 102013
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 62017
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102013
B
Bankauszüge, Bankbelege102013
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 102013
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102013
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102013
Bestell- und Auftragsunterlagen62017
Beteiligungsunterlagen 102013
Betriebsabrechnungsbögen102013
Betriebskostenabrechnungen102013
Betriebstagebücher (EfbV) 52018
Bewirtungsunterlagen 102013
Bilanzen 102013
Bilanzen und Bilanzanlagen 102013
Buchungsanweisungen 102013
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62017
D
Darlehensunterlagen 102013
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102013
Dauerauftragsunterlagen 62017
Debitorenbuchhaltung 102013
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 102013
Doppelbesteuerungsunterlagen 62017
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)102013
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch 102013
Einheitswertunterlagen 102013
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 102013
Essenmarkenabrechnungen 102013
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102013
Frachtbriefe102013
Freistempelabrechnungen 102013
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Baupläne, Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar102013
Gehaltslisten 102013
Geschäftsberichte 102013
Geschäftsbriefe62017
Geschenknachweise 102013
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102013
Gewinn- und Verlustrechnungen 102013
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 102013
Gründungsakten der Gesellschaft 102013
Gutachten102013
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 102013
H
Handelsbriefe62017
Handelsbücher102013
Hauptbücher 102013
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 102013
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 102013
Inventare, Inventarnachweise 102013
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 102013
J
Jahresabschluss102013
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 102013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 102013
K
Kassenberichte 10 2013102013
Kassenbücher und -blätter 102013
Kassenzettel 102013
Kontenpläne und -änderungen 102013
Kontoauszüge102013
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102013
Kostenträgerrechnungen 102013
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 102013
Kreditorenbuchhaltung 102013
L
Lastschriftanzeigen 102013
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 102013
Lohnkontenarten 102013
Lohnlisten 102013
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102013
M
Mahnvorgänge 62017
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102013
Mietverträge (nach Vertragsende) 62017
N
Nebenbücher 102013
O
Offenbarungseidanträge 62017
P
Pachtverträge (nach Vertragsende) 6 201762017
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 201762017
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 301993
Pensionskassenunterlagen 10 2013102013
Personalunterlagen 6 201762017
Pfändungsunterlagen 10 2013102013
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 102013
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 102013
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 102013
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen 102013
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 102013
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 102013
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss62017
Reisekostenabrechnungen 102013
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102013
Röntgenverordnung1 (RöV1) siehe Strahlenschutzverordnung
S
Saldenbilanzen 102013
Saldenlisten 102013
Scheck- und Wechselunterlagen 102013
Schriftwechsel 62017
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62017
Sozialversicherungsunterlagen 62017
Spendenbescheinigungen 102013
Strahlenschutzgesetz (StrlSchG)
Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)
Unterweisung von Personen, die nicht im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)12022
Unterweisung von Personen, die im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)52018
Zutrittserlaubnis von Schwangeren zum Kontrollbereich (§ 55 StrlSchV)52018
Ergebnisse über messtechnische Überwachung von Strahlenschutzbereichen (§ 56 StrlSchV)52018
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Untersuchung einer minderjähr. Person (§ 85 StrlSchG) bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres
Untersuchung einer volljährigen Person (§ 85 StrlSchG) 202013
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Behandlung von Menschen (§ 85 StrlSchG) 301993
Radiologisches Bildmaterial (§ 85 StrlSchG) 102013
Protokolle zur Überprüfung und Wartung von Strahlenmessgeräten (§ 90 StrlSchV)102013
Unterlagen Qualitätssicherung/Konstanzprüfung an Geräten für die Anwendung von Strahlung am Menschen (§ 117 StrlSchV)102013
Aufzeichnungen über Kontaminationsmessungen (§ 57 StrlSchV)102013
Risikoanalyse von Strahlenbehandlungen (§ 126 StrlSchV) 10 2013102013
Aufklärung / Dokumentation der Anwendung von Strahlung am Menschen im Rahmen der med. Forschung (§ 140 StrlSchV)301993
Buchführung über den Bezug und die Abgabe radioaktiver Stoffe301993
Protokollierung über die Freigabe und Freimessungen (§ 86 StrlSchV)301993
Körperdosis (§ 167 StrlSchG) 30 Jahre nach Beschäftigungsende2
Gesundheitsakte beim ermächtigten Arzt (§ 79 StrlSchG) 30 Jahre nach Beschäftigungsende2
T
Telefonkostennachweise 102013
U
Überstundenlisten 10 2013102013
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102013
V
Vermögensverzeichnis 102013
Versand- und Frachtunterlagen 102013
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 102013
VwL-Unterlagen 102013
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102013
Wechsel 102013
Z
Zessionen 6 201762017
Zinsabrechnungen 62017

Alle Angaben sind ohne Gewähr.
1) Die Röntgenverordnung (RÖV) ist am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt worden.
2) Die zur Aufzeichnung Verpflichteten haben die Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung.

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