Die Fristen
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z. B.:
- Aktiengesetz AktG
- Banken- und Versicherungsgesetz
- Beamtenrecht
- Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
- Röntgenverordnung RöV (Die RöV wurde am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt.)
- Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
- Strahlenschutzgesetz StrlSchG
- Strahlenschutzverordnung StrlSchV
- Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
- Zivilrecht BGB, ZPO
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.
1 Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)
2 Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2024 vernichtet werden.
| Art der Unterlage | Jahre1 | Fälligkeit2 |
|---|---|---|
| A | ||
| An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 6 | 2017 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2017 |
| Anlagevermögen | 10 | 2013 |
| Anlageverzeichnisse | 10 | 2013 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2017 |
| Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 | 2013 |
| B | ||
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 2013 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2013 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 | 2013 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2017 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | 2013 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2013 |
| Betriebstagebücher (EfbV) | 5 | 2018 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Bilanzen | 10 | 2013 |
| Bilanzen und Bilanzanlagen | 10 | 2013 |
| Buchungsanweisungen | 10 | 2013 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2017 |
| D | ||
| Darlehensunterlagen | 10 | 2013 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2013 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2017 |
| Debitorenbuchhaltung | 10 | 2013 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 2013 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2017 |
| E | ||
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) | 10 | 2013 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch | 10 | 2013 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2013 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 2013 |
| Essenmarkenabrechnungen | 10 | 2013 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Frachtbriefe | 10 | 2013 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2013 |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Baupläne, Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 2013 |
| Gehaltslisten | 10 | 2013 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2013 |
| Geschäftsbriefe | 6 | 2017 |
| Geschenknachweise | 10 | 2013 |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2013 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2013 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2013 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2013 |
| Gutachten | 10 | 2013 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 | 2013 |
| H | ||
| Handelsbriefe | 6 | 2017 |
| Handelsbücher | 10 | 2013 |
| Hauptbücher | 10 | 2013 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2013 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 | 2013 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2013 |
| Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 10 | 2013 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2013 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2013 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2013 |
| K | ||
| Kassenberichte 10 2013 | 10 | 2013 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2013 |
| Kassenzettel | 10 | 2013 |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 | 2013 |
| Kontoauszüge | 10 | 2013 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2013 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2013 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2013 |
| L | ||
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2013 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Lohnkontenarten | 10 | 2013 |
| Lohnlisten | 10 | 2013 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 2013 |
| M | ||
| Mahnvorgänge | 6 | 2017 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2013 |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2017 |
| N | ||
| Nebenbücher | 10 | 2013 |
| O | ||
| Offenbarungseidanträge | 6 | 2017 |
| P | ||
| Pachtverträge (nach Vertragsende) 6 2017 | 6 | 2017 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 2017 | 6 | 2017 |
| Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1993 |
| Pensionskassenunterlagen 10 2013 | 10 | 2013 |
| Personalunterlagen 6 2017 | 6 | 2017 |
| Pfändungsunterlagen 10 2013 | 10 | 2013 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 2013 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2013 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2013 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2013 |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 | 2013 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2017 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2013 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2013 |
| Röntgenverordnung1 (RöV1) siehe Strahlenschutzverordnung | ||
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2013 |
| Saldenlisten | 10 | 2013 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 10 | 2013 |
| Schriftwechsel | 6 | 2017 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 | 2017 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 | 2017 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2013 |
| Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) | ||
| Unterweisung von Personen, die nicht im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV) | 1 | 2022 |
| Unterweisung von Personen, die im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV) | 5 | 2018 |
| Zutrittserlaubnis von Schwangeren zum Kontrollbereich (§ 55 StrlSchV) | 5 | 2018 |
| Ergebnisse über messtechnische Überwachung von Strahlenschutzbereichen (§ 56 StrlSchV) | 5 | 2018 |
| Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Untersuchung einer minderjähr. Person (§ 85 StrlSchG) | bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres | |
| Untersuchung einer volljährigen Person (§ 85 StrlSchG) | 20 | 2013 |
| Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Behandlung von Menschen (§ 85 StrlSchG) | 30 | 1993 |
| Radiologisches Bildmaterial (§ 85 StrlSchG) | 10 | 2013 |
| Protokolle zur Überprüfung und Wartung von Strahlenmessgeräten (§ 90 StrlSchV) | 10 | 2013 |
| Unterlagen Qualitätssicherung/Konstanzprüfung an Geräten für die Anwendung von Strahlung am Menschen (§ 117 StrlSchV) | 10 | 2013 |
| Aufzeichnungen über Kontaminationsmessungen (§ 57 StrlSchV) | 10 | 2013 |
| Risikoanalyse von Strahlenbehandlungen (§ 126 StrlSchV) 10 2013 | 10 | 2013 |
| Aufklärung / Dokumentation der Anwendung von Strahlung am Menschen im Rahmen der med. Forschung (§ 140 StrlSchV) | 30 | 1993 |
| Buchführung über den Bezug und die Abgabe radioaktiver Stoffe | 30 | 1993 |
| Protokollierung über die Freigabe und Freimessungen (§ 86 StrlSchV) | 30 | 1993 |
| Körperdosis (§ 167 StrlSchG) | 30 Jahre nach Beschäftigungsende2 | |
| Gesundheitsakte beim ermächtigten Arzt (§ 79 StrlSchG) | 30 Jahre nach Beschäftigungsende2 | |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2013 |
| U | ||
| Überstundenlisten 10 2013 | 10 | 2013 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2013 |
| V | ||
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2013 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 | 2013 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2013 |
| VwL-Unterlagen | 10 | 2013 |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2013 |
| Wechsel | 10 | 2013 |
| Z | ||
| Zessionen 6 2017 | 6 | 2017 |
| Zinsabrechnungen | 6 | 2017 |
Alle Angaben sind ohne Gewähr.
1) Die Röntgenverordnung (RÖV) ist am 31.12.2018 außer Kraft gesetzt worden.
2) Die zur Aufzeichnung Verpflichteten haben die Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung.
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