Was/wie wird archiviert
Archivierung: das können wir!
Rheingold Archivservice bietet ein breites Spektrum an Services rund um die Archivierung von Akten und Daten. Wir verstehen Ihre individuellen Anforderungen und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen. Dabei gehen wir über traditionelle Archivierung hinaus und bieten hybride Lösungen, die sowohl physische Archivierung als auch Scan on demand umfassen.
Darüber hinaus übernimmt Rheingold Archivservice den gesamten Prozess der rechtssicheren Digitalisierung und Archivierung Ihrer Daten. Von der Abholung über die Digitalisierung bis zur Vernichtung und Entsorgung sind Ihre Dokumente bei uns in guten Händen.
Das Rheingold AKTEX Versprechen: Wir suchen keine Akten. Wir finden sie.
„Akten finden Rheingold AKTEX gut.“
„Als Akte will ich unbedingt zu Rheingold AKTEX. Denn denen wurden schon über 300 Kilometer Akten anvertraut. Das ist einmal Köln-Frankfurt und zurück! Zu so viel Erfahrung kommt noch die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und modernste Sicherheitsstandards. Kurz: Bei Rheingold AKTEX fühl ich mich gut aufgehoben.“
Archivierungsprozess
Archivierung ganz einfach in 5 Schritten:
01. Beratung
Nach Ihrer Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail finden wir bei einem persönlichen Gespräch gemeinsam die für Sie wirtschaftlichste Lösung.
02. Auftragserteilung
Sie erhalten auf Basis der Beratung ein auf Sie zugeschnittenes Archivierungskonzept mit einem dazugehörigen Angebot.
03. Abholung
Wir holen Ihre Akten in GPS-überwachten Fahrzeugen mit geschlossenem Aufbau ab.
04. Einlagerung
Wir lagern Ihre Akten unter höchster Sicherheitsstufe ein.
05. Kontrolle
Der Zugriff und die Verwaltung Ihrer gesamten Akten wird Ihnen durch unser Webportal ermöglicht – Sie können diese anfordern, vernichten oder auch weitere Akten einlagern.
Scan on demand
Ein effizienter Weg, um genau die Dokumente zu digitalisieren, die Sie benötigen, genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Mit unserem Service können Sie physische Dokumente einfach und schnell in hochwertige digitale Formate umwandeln lassen – ganz nach Bedarf. Keine langen Wartezeiten mehr, keine unnötige Digitalisierung ganzer Archive.
Optimieren Sie Ihren Workflow und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens!
Sie möchten Ihren gesamten Arbeitsablauf digital transformieren? Wir helfen Ihnen gern weiter!
„Als Akte schätze ich die Möglichkeit, auf Anfrage schnell im Archiv gescannt und digitalisiert zu werden. Dadurch bleibe ich sicher an meinem Aufbewahrungsort und kann nicht manipuliert werden. Meine Integrität ist gewahrt und ein effizienter Zugriff auf meine Informationen gewährleistet.“
Datensicherheitskonzept
Unser Datensicherheitskonzept!
01
Maßgeschneiderte Archivierung nach Ihren Anforderungen:
Unser Archivkonzept wird exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst, sei es durch die Organisation nach spezifischen Kriterien, die Verwaltung unterschiedlicher Zugriffsebenen oder die nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Systemen.
Höchste Sicherheitsstandards: Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität, daher setzen wir umfassende Sicherheitsmaßnahmen ein:
Zutrittskontrolle: Zugang zu unseren Archivierungseinrichtungen erhalten ausschließlich von Ihnen autorisierte Personen.
Zugangskontrolle: Der Zugriff auf die archivierten Daten wird gemäß den von Ihnen autorisierten Benutzerprofilen reguliert.
Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Ihre Daten wird überwacht und protokolliert, um unbefugte Aktivitäten zu erkennen.
Maßnahmen zur Sicherstellung von Integrität: Die Integrität der Daten wird kontinuierlich überprüft, um sicherzustellen, dass sie unverändert und korrekt bleiben.
Maßnahmen zur Sicherstellung und Wiederherstellung von Verfügbarkeit: Unsere Backup- und Wiederherstellungsverfahren gewährleisten, dass Ihre Daten stets verfügbar sind.
Maßnahmen zur Sicherstellung der Belastbarkeit: Unsere Infrastrukturen und Notfallpläne minimieren Ausfälle und stellen Ihre Betriebskontinuität sicher.
Maßnahmen zur Gewährleistung der Wirksamkeitskontrolle: Um die Wirksamkeit unserer Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen, überprüfen und aktualisieren wir diese regelmäßig.
Weisungskontrolle bzw. Auftragskontrolle: Unsere klaren Richtlinien und Verfahren zur Kontrolle der Handlungen unserer Mitarbeiter im Umgang mit den archivierten Daten sowie Schulungsmaßnahmen gewährleisten die korrekte Anwendung dieser Richtlinien.
02
Effiziente Dokumentenverwaltung:
Unsere leistungsstarken Archivierungstools ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten, sodass Sie schnell und mühelos auf die benötigten Informationen zugreifen können.
03
Transparente Prozesse:
Alle Archivierungsvorgänge werden transparent und nachvollziehbar dokumentiert, damit Sie stets den Überblick behalten.
04
Kundenorientierter Service:
Unser erfahrenes Team ist jederzeit für Sie da, um auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen und Ihnen bei sämtlichen Fragen oder Anliegen behilflich zu sein.
Datensicherheitskonzept
Unser Datensicherheitskonzept!
1. Maßgeschneiderte Archivierung nach Ihren Anforderungen: Unser Archivkonzept wird exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst, sei es durch die Organisation nach spezifischen Kriterien, die Verwaltung unterschiedlicher Zugriffsebenen oder die nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Systemen.
- Höchste Sicherheitsstandards: Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität, daher setzen wir umfassende Sicherheitsmaßnahmen ein:
- Zutrittskontrolle: Zugang zu unseren Archivierungseinrichtungen erhalten ausschließlich von Ihnen autorisierte Personen.
- Zugangskontrolle: Der Zugriff auf die archivierten Daten wird gemäß den von Ihnen autorisierten Benutzerprofilen reguliert.
- Zugriffskontrolle: Der Zugriff auf Ihre Daten wird überwacht und protokolliert, um unbefugte Aktivitäten zu erkennen.
- Maßnahmen zur Sicherstellung von Integrität: Die Integrität der Daten wird kontinuierlich überprüft, um sicherzustellen, dass sie unverändert und korrekt bleiben.
- Maßnahmen zur Sicherstellung und Wiederherstellung von Verfügbarkeit: Unsere Backup- und Wiederherstellungsverfahren gewährleisten, dass Ihre Daten stets verfügbar sind.
- Maßnahmen zur Sicherstellung der Belastbarkeit: Unsere Infrastrukturen und Notfallpläne minimieren Ausfälle und stellen Ihre Betriebskontinuität sicher.
- Maßnahmen zur Gewährleistung der Wirksamkeitskontrolle: Um die Wirksamkeit unserer Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen, überprüfen und aktualisieren wir diese regelmäßig.
- Weisungskontrolle bzw. Auftragskontrolle: Unsere klaren Richtlinien und Verfahren zur Kontrolle der Handlungen unserer Mitarbeiter im Umgang mit den archivierten Daten sowie Schulungsmaßnahmen gewährleisten die korrekte Anwendung dieser Richtlinien.
2. Effiziente Dokumentenverwaltung Unsere leistungsstarken Archivierungstools ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente effizient zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten, sodass Sie schnell und mühelos auf die benötigten Informationen zugreifen können.
3. Transparente Prozesse: Alle Archivierungsvorgänge werden transparent und nachvollziehbar dokumentiert, damit Sie stets den Überblick behalten.
4. Kundenorientierter Service: Unser erfahrenes Team ist jederzeit für Sie da, um auf Ihre individuellen Anforderungen einzugehen und Ihnen bei sämtlichen Fragen oder Anliegen behilflich zu sein.
Archivieren oder in der Pfeife rauchen?
Professionelle Datenlogistik: Archivierung, Digitalisierung und Vernichtung.
Zertifikate
Rheingold AKTEX. Ihr Datenschatz in zertifizierten Händen – versprochen!
Verschaffen Sie sich einen Überblick über unsere aktuellen Zertifikate.
Kontakt
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Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie. Kommen Sie mit Ihren Fragen und Herausforderungen gerne auf uns zu. Wir finden eine Lösung.